Privacybeleid Edutrainers

Edutrainers biedt verschillende producten en diensten aan voor gebruik in het onderwijs. Om deze diensten te kunnen leveren hebben we persoonsgegevens van jou als betrokkene1) nodig. Wij gaan zorgvuldig met deze gegevens om en jij blijft de ‘baas’ over de door jou verstrekte gegevens.
Wij verzamelen persoonsgegevens van gebruikers, klanten en medewerkers. In bepaalde gevallen verzamelen we persoonsgegevens in opdracht van onderwijsinstellingen. Hieronder lees je hoe we met jouw persoonsgegevens omgaan en welke rechten jij hebt. Hiermee voldoen we aan de ‘Algemene Verordening Gegevensbescherming’ (AVG).

Wie zijn er allemaal bij betrokken?

Onze grootste activiteit is het leveren van producten en diensten aan onderwijsinstellingen. Edutrainers vervult hierbij de rol van ‘verwerker’ van persoonsgegevens. Dit betekent dat voor vragen over de bescherming van persoonsgegevens de verwerkingsverantwoordelijke benaderd moet worden; in dit geval is dat de onderwijsinstelling.

Edutrainers is lid van NL Digital, een branchevereniging voor aanbieders van digitale diensten https://www.nldigital.nl
Zij ondersteunen Edutrainers bij de implementatie van de AVG.

Edutrainers is zgn. ‘medestander’ van het privacy convenant. Edutrainers handelt daarmee in de geest van het convenant.
Edutrainers werkt als medestander met een ‘algemene verwerkersovereenkomst’ gebaseerd op de ‘model verwerkersovereenkomst’.

  1. Algemene verwerkersovereenkomst
  2. Certificeringschema: informatiebeveiligingsniveau van ICT-dienstverlening.

Wij zorgen ervoor dat we voldoen aan deze afspraken.

Naast onderwijsinstellingen, bedienen we individuele gebruikers en klanten en zijn we werkgever. Edutrainers vervult in deze gevallen de rol van ‘verwerkingsverantwoordelijke’ van persoonsgegevens. Geldt een van deze situaties voor jou, dan kun je ons dus benaderen voor vragen over de bescherming van persoonsgegevens.

Welke persoonsgegevens verzamelen we?

Wij verzamelen alleen persoonsgegevens met het doel om onze producten en diensten te kunnen leveren of om ze te verbeteren. De volgende doeleinden zijn te onderscheiden:

1) Betrokkenen zijn degenen van wie persoonsgegevens worden verwerkt. De rechten van deze personen heten in de avg de rechten van betrokkenen.

  • Marketing en Communicatie

Met onze marketing- en communicatieactiviteiten hebben we twee doelen: aan de ene kant willen we je informeren, aan de andere kant willen we je interesseren voor onze producten en diensten. Dat doen we door je nieuwsbrieven te sturen via de mail en door informatie aan te bieden op onze websites.
Om je nieuwsbrieven te kunnen e-mailen gebruiken we jouw naam en e-mailadres.

Op onze website edutrainers.com vind je verschillende formulieren. Deze formulieren kun je invullen en versturen om bijvoorbeeld een demo account aan te vragen of een vraag aan ons te stellen. De gegevens die je invult slaan wij op. Die gegevens kunnen naast je naam en e-mailadres bijvoorbeeld je functie of interesses zijn. De gegevens die je invult hebben we nodig om jou relevante informatie te kunnen sturen. Daarnaast verzamelen we informatie met behulp van cookies. Er zijn verschillende cookies: noodzakelijke, voorkeuren, statistieken en marketing. Bezoek je een van ons websites, dan kies je zelf of en welke cookies verzameld worden naast de noodzakelijke. De noodzakelijke cookies gebruiken we om de websites naar behoren te laten werken.

  • Relatiebeheer

Als we contact met je hebben, verzamelen we persoonlijke gegevens van jou. Dit doen we om je zo goed mogelijk te kunnen helpen door bijvoorbeeld relevante informatie aan te bieden en om contact met jou op te kunnen nemen. Het gaat om deze gegevens: naam, e-mailadres, telefoonnummer op werk, de naam van de organisatie waar je werkt en je functie. Als dat nuttig is om je goed te helpen slaan we ook aanvullende persoonsgegevens van jou op, bijvoorbeeld afspraken met ons die je hebt ingepland en op welke dagen je werkt.

  • Aankoop en administratie

Als je een product of dienst bij ons aanvraagt of koopt, slaan we gegevens van jou op. Die gebruiken we om jou dat product of die dienst te leveren en om zo nodig hierover contact op te nemen met jou. We slaan daarom op wat je hebt aangevraagd of besteld, wat de waarde is van de bestelling, wat de reden van je aanvraag is en in welke producten en diensten je geïnteresseerd bent. Ook slaan we jouw contactgegevens op: je naam, telefoonnummer, e-mailadres en de naam en locatie van de organisatie waar je werkt.

  • Leren

We hebben verschillende digitale leeromgevingen: academy.edutrainers.com en spons.nl. Ben je ingelogd in een van deze digitale leeromgevingen, dan worden persoonlijke gegevens van jou verzameld. Dit doen we om de digitale leeromgevingen te laten werken zoals ze zijn bedoeld om deelnemers te laten leren en om leraren te laten begeleiden. Zo worden gegeven antwoorden en ontvangen beoordelingen en feedback opgeslagen. Ook wordt opgeslagen welke pagina’s je bezoekt en wanneer je dat doet. Deze gegevens gebruiken we alleen om de leeromgevingen goed en veilig te laten functioneren: klopt er iets niet, dan kunnen we dat met deze gegevens onderzoeken. Ook je inloggegevens slaan we op. Dit zijn je gebruikersnaam en identificatienummer. Dit is nodig, zodat alleen jij kunt inloggen op jouw account en niet iemand anders.

  • Service en correspondentie

Het kan nodig zijn om contact met je op te nemen, bijvoorbeeld als je vragen hebt of als we een klacht afhandelen. Daarvoor hebben we jouw contactgegevens nodig. Om onze dienstverlening aan jou te verbeteren willen we ook graag weten hoe je onze systemen gebruikt. Daarvoor maken we gebruik van IP-adres, surfgedrag op de websites, klikgedrag en cookies.

Wie heeft er toegang tot jouw persoonsgegevens?

We delen jouw persoonsgegevens alleen met andere partijen als dat echt nodig is voor onze dienstverlening en als de bescherming van persoonsgegevens door deze partijen van een gelijk niveau is. Bij voorkeur maken we alleen gebruik van partijen uit de Europese Unie. Is dit niet mogelijk, dan maken we gebruik van partijen waarmee de Europese Commissie afspraken heeft gemaakt.
Alleen geautoriseerde medewerkers van Edutrainers en de verbonden partijen (Avetica, CanvassCompany, ActiveCampaign) hebben, via een systeem van autorisatie, toegang tot de persoonsgegevens.
We zullen jouw persoonsgegevens nooit verkopen aan andere partijen.
Mocht het voorkomen dat we moeten meewerken aan een justitieel onderzoek, dan zullen we de gegevens die we hebben verstrekken als dat nodig is.

Hoe lang bewaren we jouw gegevens?

We slaan jouw persoonsgegevens niet langer op dan nodig is. En wat nodig is wordt bepaald door het doeleinde waarvoor we de persoonsgegevens verwerken.
De persoonsgegevens die we verzamelen voor de doeleinden ‘Aankoop en administratie’ en ‘Personeelsadministratie’ bewaren we zeven jaar na het laatste contact. Alle andere gegevens bewaren we 2 jaar na het laatste contact. Jaarlijks zal bekeken worden wanneer het laatste contact is geweest.
Het komt voor dat we persoonsgegevens geanonimiseerd langer bewaren voor interne analyses en rapportages. Het is natuurlijk altijd mogelijk aan te geven dat je toch wilt dat wij jouw persoonsgegevens verwijderen (zie: Wat zijn jouw rechten?).

 Wat zijn jouw rechten?
Jouw persoonlijke gegevens zijn van jou en daarom heb je bepaalde rechten:

Recht op informatie

Edutrainers is verplicht om de betrokkenen te informeren over de verwerking van hun gegevensverwerkingen.
Betrokkenen hebben het recht om te weten wat er met hun persoonsgegevens gebeurt, waarom, hoe hun privacy beschermd wordt en hoe zij hun privacy rechten kunnen uitoefenen. Deze informatie wordt uiterlijk binnen één maand na ontvangst van de persoonsgegevens gegeven.

Recht op inzage

De betrokkene heeft het recht om zijn eigen persoonsgegevens die door Edutrainers worden verwerkt, in te zien.
Hier hoeft geen reden voor te worden gegeven. De betrokkene mag met redelijke tussenpozen inzage in zijn gegevens vragen. Uitgangspunt is dat de betrokkene een (gratis) kopie krijgt van de opgenomen persoonsgegevens, maar de betrokkene mag ook ‘live’ inzage krijgen in de systemen. Als het inzageverzoek digitaal wordt ingediend, dan krijgt de betrokkene via diezelfde weg de informatie (digitale kopieën).

Recht op rectificatie (correctie)

Edutrainers moet zorgen dat persoonsgegevens die worden verwerkt accuraat zijn en blijven. Wanneer de persoonsgegevens niet (meer) kloppen, heeft de betrokkene het recht om deze te laten corrigeren of aan te vullen.

Recht op vergetelheid (gegevenswissing)

Onder bepaalde omstandigheden mag een betrokkene verzoeken om zijn persoonsgegevens te laten verwijderen. Daarnaast heeft een betrokkene het recht om helemaal ‘vergeten te worden’, zodat hij bijvoorbeeld op internet niet voor altijd (ten onrechte) met zijn/haar verleden kan worden geconfronteerd.

Het Recht op beperking van de verwerking

Het recht op beperking van verwerking houdt in dat betrokkenen in een beperkt aantal gevallen tijdelijk de verwerking van hun persoonsgegevens stil kunnen laten zetten. De verwerking mag dan alleen nog maar in bepaalde gevallen. Dit kan voorkomen als iemand het niet eens is met het gebruik van bepaalde gegevens en een beroep heeft gedaan op correctie van die gegevens. Totdat daarover is beslist worden die betwiste gegevens niet gebruikt door de organisatie.

Recht op dataportabiliteit (overdraagbaarheid)

Het recht op dataportabiliteit houdt in dat een betrokkene het recht heeft om hun digitale persoonsgegevens mee te nemen en over te dragen aan een andere dienstverlener/organisatie. Het doel van dit recht is om de zeggenschap over en uitwisseling van de betrokkenen over hun persoonsgegevens te vergroten. De betrokkene heeft een recht op een kopie in een gangbare en machine leesbare vorm (bijvoorbeeld CSV, JSON en XML).

Recht op bezwaar (verzet)

Een betrokkene mag in bepaalde gevallen bezwaar maken tegen (verder) verwerken van persoonsgegevens. Er moet dan sprake zijn bijzondere persoonlijke omstandigheden die zwaarder wegen dan het belang van Edutrainers om die persoonsgegevens van de betrokkene toch te gebruiken. Totdat deze afweging door het samenwerkingsverband is gemaakt, mag het samenwerkingsverband geen gebruik maken van de persoonsgegevens van de betrokkene.

Recht om niet te worden onderworpen aan geautomatiseerde individuele besluitvorming (waaronder profilering)

Bij geautomatiseerde individuele besluitvorming neemt een computersysteem een beslissing op basis van een geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens. Eventuele uitkomsten kunnen daardoor niet worden gecorrigeerd en er wordt geen rekening gehouden met de persoonlijke omstandigheden van de betrokkene. Hier gelden beperkingen voor. Betrokkenen hebben het recht om hier niet aan onderworpen te worden, wanneer dit rechtsgevolgen heeft of het hen op een andere wijze in aanzienlijke mate treft.

Wil je van een van deze rechten gebruikmaken? Neem dan contact met ons op door een mail te sturen naar privacy@edutrainers.com

Hoe beveiligen wij onze ICT-systemen?

We nemen de bescherming van jouw gegevens serieus. De verwerking, opslag en verzending van persoonsgegevens gaat met vaak behulp van ICT-systemen. Wij nemen technische en organisatorische maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. De gegevens worden versleuteld verzonden.

Heb je vragen of klachten?

Voor het stellen van vragen of het melden van een klacht over je gegevens of de bescherming van je privacy kun je contact opnemen met Edutrainers of met de Functionaris Gegevensbescherming van Edutrainers.

Ben je niet tevreden hoe Edutrainers omgaat met jouw privacy? Dan kun je ook contact opnemen met de ‘Autoriteit Persoonsgegevens’ die in Nederland toezicht houdt op naleving van privacywetgeving.

Contact:

Voor vragen over ons privacy beleid: privacy@edutrainers.com
Functionaris Gegevensbescherming:
Naam en mailadres: Alle Dijk fg@edutrainers.com
Voor overige vragen: info@edutrainers.com

Bezoekadres: Martin Luther King straat 54, 2131TM Hoofddorp

Postadres:  Martin Luther King straat 54, 2131TM Hoofddorp

Telefoonnummer Edutrainers: 020 – 716 38 07

KvK-nummer Edutrainers: 52453804

Verwerkte persoonsgegevens in schema: